Są one często używane w różnych dziedzinach, takich jak biurowe, urzędy, szkoły, firmy itp., w celu szybkiego i łatwego potwierdzenia autentyczności dokumentów lub oznaczenia przedmiotów. Pieczątki mogą być wykonane z różnych materiałów, takich jak plastik, gumowa pianka lub metal, a ich kształt i rozmiar mogą się różnić w zależności od potrzeb. Aby używać pieczątki, należy najpierw nałożyć na nią tusz lub atrament, a następnie nałożyć ją na dokument lub przedmiot, który ma być oznaczony.